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KI-Telefonassistent

KI-Telefonassistent nach dem Konrad-Prinzip

Überall, wo jemand ans Telefon muss, wiederholen sich Anrufe: Termine, Rückrufbitten, Öffnungszeiten, Aufträge. Ein Telefonassistent kann einen Teil davon übernehmen — klar als KI erkennbar und datensparsam gebaut.

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Die Technik ist dieselbe — angepasst werden Begrüßung, Anliegen und Regeln für Ihren Betrieb. Sie bekommen kein Entwicklungsprojekt von null, sondern einen Baustein von Konrad Workspace — dem System, das im Referenzbetrieb, einem Getränkefachgroßhandel, bereits täglich im Einsatz ist. Das Telefon läuft dort im begleiteten Testbetrieb. Für Praxen, Kanzleien und Verwaltungen ist eine rein lokale Variante in Vorbereitung — dafür führe ich eine Warteliste.

Branchen

Wo ein Telefonassistent helfen kann

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Praxis

Arzt- und Zahnarztpraxen, Therapiepraxen

Typische Anrufe
Terminwünsche und Terminabsagen, Bitten um Folgerezept oder Überweisung, Fragen nach Öffnungszeiten und Rückrufbitten — gebündelt zu Sprechstundenbeginn, wenn am Empfang ohnehin Betrieb ist.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Anliegen aufnehmen und strukturiert für das Praxisteam ablegen, Öffnungszeiten und feste Hinweise ansagen, bei fehlenden Angaben nachfragen. Ob Termine direkt vergeben oder nur Wünsche notiert werden und wie Anrufer das Praxisteam erreichen, legen wir bei der Einführung fest.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, und in der Praxis gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB — deshalb kommt für Praxen nur eine rein lokale Variante ohne Cloud-Sprachmodell infrage. Notfälle nimmt ein Assistent nicht an: Er verweist auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117; welcher Hinweis für Ihre Praxis gilt, etwa beim zahnärztlichen Notdienst, legen wir bei der Einführung fest.

Rein lokale Variante in Vorbereitung — Platz auf der Warteliste sichern.

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Kanzlei

Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und Notarkanzleien

Typische Anrufe
Erstkontakt neuer Mandanten, Terminvereinbarung, Rückrufbitten und Rückfragen zu nachgereichten Unterlagen — oft während Besprechungen und Terminen außer Haus.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Anliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch aufnehmen, Terminwünsche notieren, feste Hinweise zu Unterlagen ansagen. Keine Rechtsauskunft am Telefon und keine Annahme von Fristen: Nennt ein Anrufer eine Frist, gehört dazu der feste Hinweis, dass nur ein Mensch in der Kanzlei sie entgegennimmt — wie er diesen erreicht, legen wir bei der Einführung fest.
Worauf es bei Ihnen ankommt
In Kanzleien gilt das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB — deshalb kommt dort nur eine rein lokale Variante ohne Cloud-Sprachmodell infrage. Mandantendaten bleiben in der Kanzlei.

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Beratung

Freiberufler und Beratungen

Typische Anrufe
Architektur- und Ingenieurbüros, Unternehmens- und IT-Beratungen, Agenturen, Coaches, Sachverständige: Interessenten melden sich zum ersten Mal, Kunden wollen einen Termin oder bitten um Rückruf — während Sie selbst im Kundentermin oder unterwegs sind.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Anliegen und Kontaktdaten aufnehmen, einen Rückruf zusagen, ohne eine feste Zeit zu versprechen, und einfache Fragen zu Erreichbarkeit und Ablauf mit festen Antworten beantworten.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Vertraulichkeit von Kundenprojekten, ein professioneller erster Eindruck und eine klare Übergabe an Sie. Vor jedem Cloud-Schritt werden Namen, Kontaktdaten und Beträge lokal durch Platzhalter ersetzt — oder der Assistent läuft rein lokal.
Erstgespräch: Freiberufler

Verwaltung

Behörden, Kommunen und Bürgertelefon

Typische Anrufe
Fragen nach Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und mitzubringenden Unterlagen, Terminwünsche und Anliegen, die an die richtige Stelle sollen — vieles davon wiederholt sich täglich.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Unterlagenlisten aus einer von Ihnen gepflegten Wissensbasis ansagen, Terminwünsche aufnehmen und Anliegen strukturiert an die zuständige Stelle weitergeben. In welcher Form das geschieht und wie Anrufer einen Menschen erreichen, legen wir bei der Einführung fest.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Datensouveränität und Nachvollziehbarkeit: Der Assistent läuft hier rein lokal, Datenfluss und Stand werden dokumentiert. Zur Barrierefreiheit gehören klare Sprache, Nachfragen statt Abbruch und ein Weg zu einem Menschen; zu Beginn jedes Gesprächs steht die KI-Kennzeichnung nach Art. 50 der KI-Verordnung.

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Handwerk

Handwerksbetriebe

Typische Anrufe
Das Telefon klingelt, während alle auf der Baustelle sind: Terminanfragen, neue Aufträge mit Adresse und Anliegen, Rückrufbitten, dringende Schäden.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Anliegen, Adresse und Rückrufnummer aufnehmen, bei fehlenden Angaben nachfragen und daraus eine Rückrufliste fürs Büro machen; bei dringenden Fällen ein fest hinterlegter Hinweis auf Ihren Notdienst. Ob Termine direkt vergeben werden, legen wir bei der Einführung fest.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Das Ziel: Kein Anruf geht verloren, und jede Anfrage kommt sauber im Büro an. In welcher Form — E-Mail, Liste oder Anbindung an Ihre Auftragsverwaltung — klären wir bei der Einführung; eine Anbindung an eine bestimmte Software sage ich nicht vorab zu.
Erstgespräch: Handwerk KI für Handwerksbetriebe

Hausverwaltung

Hausverwaltungen

Typische Anrufe
Schadensmeldungen, Rückfragen von Mietern und Eigentümern zu Abrechnung, Terminen oder Zuständigkeiten — und gelegentlich ein echter Notfall.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Schadensmeldungen mit Objekt, Art des Schadens und Rückrufnummer aufnehmen, wiederkehrende Fragen mit festen Antworten beantworten, Rückrufwünsche sammeln. Bei Notfällen wie Wasserschaden oder Heizungsausfall sagt der Assistent einen von Ihnen festgelegten Notdienst-Hinweis an.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Klare Grenzen: Der Assistent entscheidet nichts über Kosten, Mängel oder Rechtsfragen, er nimmt auf und gibt weiter. Mieter- und Eigentümerdaten bleiben unter Ihrer Kontrolle; ob hybrid oder rein lokal, entscheiden Sie.
Erstgespräch: Hausverwaltung

Werkstatt

Kfz-Werkstätten und Autohäuser

Typische Anrufe
Terminwünsche für Inspektion, Reifenwechsel oder Reparatur, Fragen nach dem Stand der Arbeiten und Rückrufbitten — meist dann, wenn alle in der Halle sind.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Terminwünsche mit Fahrzeug und Anliegen aufnehmen, Rückrufbitten sammeln, Öffnungszeiten ansagen. Auskünfte zum Stand eines Auftrags setzen eine Anbindung an Ihr Werkstattsystem voraus — ob und wie, klären wir bei der Einführung.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Kennzeichen und Fahrzeugdaten sind personenbezogen, sobald sie einem Halter zugeordnet werden können. Für Werkstätten wird die Pseudonymisierung um Kennzeichen ergänzt, bevor ein Gesprächsschritt in die Cloud geht — oder der Assistent läuft rein lokal.
Erstgespräch: Werkstatt

Gastronomie

Gastronomie und Hotels

Typische Anrufe
Tischreservierungen, Fragen nach Öffnungszeiten und Ruhetagen, Anfragen für Feiern und Veranstaltungen — oft mitten im Service.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Reservierungswünsche mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Rückrufnummer aufnehmen, Öffnungszeiten ansagen, Veranstaltungsanfragen fürs Team notieren. Ob Reservierungen direkt bestätigt werden oder erst nach Rückmeldung, legen wir bei der Einführung fest.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Dass Zusagen stimmen: Eine Bestätigung ohne Blick auf die tatsächliche Belegung sage ich nicht zu, der Assistent ist zunächst ein verlässlicher Aufnehmer. Nennen Gäste Unverträglichkeiten oder gesundheitliche Angaben, sind das besonders schützenswerte Daten.
Erstgespräch: Gastronomie

Handel

Handel und Großhandel

Typische Anrufe
Bestellungen per Telefon und E-Mail, Leergut und Pfand, Liefertage, Rückfragen zu Belegen.
Was ein Telefonassistent übernehmen kann
Das ist der Einsatz, für den Konrad entwickelt wurde: Er nimmt im Familienbetrieb Freytag Getränke Bestellungen per Telefon und E-Mail entgegen und übergibt sie an das F360-ERP, das Lieferschein und Rechnung erzeugt — im begleiteten Testbetrieb.
Worauf es bei Ihnen ankommt
Preise und Pfand rechnet die lokale Geschäftslogik nach festen Regeln, nicht das Sprachmodell. Was im Referenzbetrieb läuft, steht auf der Seite für Handel und Großhandel.
Zur Seite für Handel und Großhandel

Das Konrad-Prinzip

Was in jeder Branche gleich bleibt

  • Die KI sagt, was sie istZu Beginn jedes Gesprächs hören Anrufer, dass sie mit einem KI-System sprechen — so verlangt es Art. 50 der europäischen KI-Verordnung. Konrad macht das in jeder Begrüßung.
  • Regeln statt RatenPreise, Öffnungszeiten und feste Hinweise kommen aus Ihren Daten und festen Regeln, nicht aus dem Sprachmodell. Fehlt eine Angabe, fragt der Assistent nach, statt zu raten.
  • Pseudonymisiert oder rein lokalGeht ein Gesprächsschritt an ein Sprachmodell in der EU, ersetzt der Assistent Namen, Adressen, Telefonnummern, Kundennummern und Beträge vorher lokal durch Platzhalter. Wo das nicht genügt, etwa in Praxen und Kanzleien, ist eine rein lokale Variante in Vorbereitung.
  • Verantwortlich bleibt ein MenschWas der Assistent aufnimmt, prüft Ihr Team. Datenfluss, Beteiligte und Stand beschreibe ich so offen wie auf der Seite „Konrad: Datenfluss und Transparenz“.

Risiken und Pflichten

Die Risiken beim Einsatz von KI — und wie Konrad gebaut ist

  • KI-Kennzeichnung

    Risiko
    Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer nach der europäischen KI-Verordnung erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Ein Assistent, der sich nicht zu erkennen gibt, verletzt diese Pflicht.
    So ist Konrad gebaut
    Konrad sagt in jeder Begrüßung, dass er ein KI-System ist — und auf die Frage, ob da ein Mensch spricht, antwortet er wahrheitsgemäß.

  • Schweigepflicht und Berufsgeheimnis

    Risiko
    In Praxen und Kanzleien schützt § 203 StGB Patienten- und Mandantengeheimnisse; wer sie unbefugt offenbart, macht sich strafbar.
    So ist Konrad gebaut
    Für Praxen und Kanzleien plane ich den Assistenten rein lokal, ohne Cloud-Sprachmodell. In anderen Branchen geht nur pseudonymisierter Text hinaus.

  • Heimliche Aufnahmen

    Risiko
    Wer Telefonate ohne Einwilligung aufzeichnet, verletzt die Vertraulichkeit des Wortes nach § 201 StGB — das ist strafbar.
    So ist Konrad gebaut
    Kundengespräche nimmt Konrad nicht als Ton auf: Tonaufnahmen gibt es nur von Testanrufen der Betreibernummern. Damit Bestellungen nachvollziehbar bleiben, wird der Gesprächsverlauf als Text im Betrieb gespeichert.

Verantwortlich für den Einsatz bleibt Ihr Betrieb — Konrad ist so gebaut, dass Sie diese Pflichten erfüllen können. Alle Risiken und Maßnahmen im Detail · Überblick mit Bußgeldrahmen

Häufige Fragen

Fragen zum Telefonassistenten

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, ausdrücklich. Der Hinweis kommt zu Beginn jedes Gesprächs, so wie es Art. 50 der europäischen KI-Verordnung verlangt. Konrad sagt es in jeder Begrüßung, und auf die Frage, ob da ein Mensch spricht, antwortet er wahrheitsgemäß.

Klingt der Assistent wie ein Mensch?

Konrad spricht mit einer natürlichen, männlichen Stimme, die auf eigener Hardware im Betrieb erzeugt wird. Trotzdem gibt er sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI zu erkennen — eine Verwechslung mit einem Menschen ist ausdrücklich nicht das Ziel.

Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht versteht?

Er fragt nach, statt zu raten — im Referenzbetrieb zum Beispiel, wenn eine Menge oder die Postleitzahl fehlt. Antwortet das Sprachmodell nicht oder hält die Prüfung vor dem Versand einen Text zurück, spricht Konrad einen fest hinterlegten Satz und bittet um Wiederholung.

Was danach passiert, etwa ein Rückruf durch Ihr Team, legen wir bei der Einführung fest.

Was passiert bei Notfällen?

Notfälle nimmt ein Telefonassistent nicht an. Er sagt einen fest hinterlegten Hinweis an — in Praxen auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117, in Hausverwaltung und Handwerk auf Ihren eigenen Notdienst. Welcher Hinweis bei Ihnen gilt, legen wir bei der Einführung gemeinsam fest.

Kann der Assistent nur außerhalb der Öffnungszeiten laufen?

Wann der Assistent Anrufe annimmt — immer, nur außerhalb der Öffnungszeiten oder nur, wenn niemand abnimmt —, legen wir bei der Einführung fest. Ebenso, wie Anrufer einen Menschen erreichen: durchgestellt, per Rückruf oder über eine feste Nummer. Das hängt von Ihrer Telefonanlage und Ihren Abläufen ab, und zugesagt wird es erst, wenn es bei Ihnen läuft.

Brauche ich eine neue Telefonanlage?

Nicht unbedingt. Im Referenzbetrieb hängt Konrad an einem handelsüblichen Router mit Telefonfunktion; von dort laufen die Anrufe über eine Software-Telefonanlage auf eigener Hardware zum Server, auf dem Konrad arbeitet. Für die lokal erzeugte Stimme braucht dieser Server eine Grafikkarte.

Ob und wie sich Ihre Anlage anbinden lässt, klären wir vor dem Start, bevor Sie etwas anschaffen.

Wo werden die Gespräche verarbeitet?

Spracherkennung und Stimme laufen auf eigener Hardware im Betrieb. Das Sprachmodell für das Gespräch läuft je nach Branche ebenfalls lokal oder — wie bei Konrad — bei einem Anbieter in der EU, der nur pseudonymisierten Text erhält. Für Praxen, Kanzleien und Behörden ist eine rein lokale Variante in Vorbereitung; das heißt ein kleineres Sprachmodell auf eigener Hardware, und ob es für Ihre Anrufe genügt, prüfen wir vor dem Start.

Wie das bei Konrad im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite „Konrad: Datenfluss und Transparenz“.

Werden Gespräche aufgezeichnet?

Bei Konrad gibt es keine Tonaufnahmen von Kundengesprächen; aufgenommen werden ausschließlich Testanrufe von den Nummern des Betreibers. Damit Bestellungen nachvollziehbar bleiben, speichert Konrad den Gesprächsverlauf als Text auf eigener Hardware im Betrieb.

Was bei Ihnen gespeichert wird und wie lange, legen wir bei der Einführung fest.

Wer ist verantwortlich, wenn etwas falsch aufgenommen wird?

Der Betrieb, nicht die Software. Im Referenzbetrieb prüft ein Mitarbeiter die von Konrad aufgenommenen Bestellungen und gibt sie frei, bevor Lieferschein und Rechnung entstehen; stimmt etwas nicht, korrigiert es ein Mensch.

Wie diese Prüfung in Ihrem Betrieb aussieht, legen wir bei der Einführung fest.

Was kostet die Einführung?

Das klären wir im Erstgespräch — eine pauschale Zahl wäre unseriös, weil Umfang und Technik je Betrieb verschieden sind. Das Erstgespräch ist kostenlos; danach erhalten Sie ein Angebot mit festem Rahmen, bevor Kosten entstehen.

Die Beratung ist häufig förderfähig; welcher Förderweg für Sie infrage kommt, prüfe ich im Erstgespräch.

Kontakt

Als Nächstes in Ihrem Betrieb

Im kostenlosen Erstgespräch hören Sie Konrad im Einsatz, und wir klären, wie der Assistent zu Ihrem Betrieb passt — rein lokal oder hybrid.

Kostenloses Erstgespräch mit Vorführung KI-Check in 2 Minuten